Que Tus Reuniones No Se Transformen En Una Pérdida De Tiempo

Las reuniones son el mal de la empresa moderna. Nos encanta alargarlas hasta la saciedad solo para descubrir una y otra vez que son una pérdida de tiempo. Quizás preferimos charlar con nuestros colegas que trabajar, ¿Quién no? Pero cuando la celebración continua de reuniones hace que pasemos más horas de la necesaria en el trabajo la cosa empieza a tener menos gracia.

Cuando las reuniones en el trabajo no alcanzan la efectividad que deberían o las metas que se plantean no llegan a los resultados esperados, entonces es momento de tomar medidas que beneficien a todos.

1. Desmotivación:

Muchas veces ocurre que las reuniones de trabajo duran más del tiempo debido y se convierten en instancias que frenan el alcance de los objetivos que los equipos, las áreas y las empresas se plantean. En estos casos, la desmotivación es el principal peligro, es fundamental que el jefe se preocupe de convertir las reuniones en instancias de clara transmisión de información y objetivos, donde los equipos estén alineados y sientan ganas de aportar al logro común y colaborativo.

2. Prepara La Reunión Con Antelación:

El éxito de una reunión depende del diseño de está. Hay que tener claro qué se quiere tratar y con qué objetivo. Todos los participantes deben conocer con suficiente antelación la existencia de la reunión y su propósito, para que puedan preparar su intervención. Las reuniones improvisadas suelen ser siempre un fracaso, pues se convierten en una charla intrascendente en términos de productividad.

3. Elija Un Espacio Óptimo:

En ocasiones, las reuniones no salen como se espera por no haber reservado a tiempo un espacio apto y que tenga los elementos necesarios para el buen desarrollo de la misma. Por esta razón, es recomendable que se haga uso de áreas que dificulten las permanentes interrupciones.

4. Ajústate Al Horario:

Parece una obviedad, pero es el pan nuestro de cada día que las reuniones se retrasen porque falta una persona, lo que hace que todo el mundo pierda el tiempo estando pendiente de cuándo se va a celebrar un encuentro que, a buen seguro, será también una pérdida de tiempo. Empieza siempre las reuniones a la hora a la que están convocadas, sin esperar a nadie, y ajústalas a un tiempo previamente acordado, como máximo de una hora.

5. Haga Encuentros Regulares:

Los equipos saludables usan las reuniones para discutir decisiones importantes. Por eso, no estaría de más definir dos fechas por mes, una de inicio y otra de cierre. La última más rápida para entender los logros alcanzados y establecer puntos de mejora para próximos objetivos, así como definición de nuevos retos.

6. Limita Los Asistentes:

Convoca a la reunión solo a la gente necesaria para discutir el tema en cuestión. La productividad disminuye de forma proporcional al número de participantes. Tampoco obligues a los trabajadores a asistir a una reunión. Si una persona cree que no es necesario acudir porque no va a aportar nada es evidente que no va a aportar nada.