En el mundo actual es muy difícil lidiar con la presión del trabajo. Cualquier persona con un trabajo a tiempo completo sabe que un día promedio de trabajo no dura lo suficiente para terminar de hacer todos los pendientes. Sin embargo, tu productividad puede incrementarse increíblemente si adoptas hábitos diseñados para hacer que tu trabajo sea más eficiente.
Un trabajador eficiente aprovecha cada minuto de su tiempo durante el día, poniendo toda su atención primero a las tareas más importantes. La eficiencia en el trabajo no solo incrementará tu productividad, y te hará ganar puntos con tu jefe, sino que también te hará sentir realizado y satisfecho de haber tenido un día de trabajo productivo y ocupado.
1. Identifica En Que Pierdes Tu Tiempo:
Para conseguir aumentar tu eficacia y llegar a ser muy eficiente, debes identificar dónde estás perdiendo el tiempo (los ladrones de tu tiempo). Es la primera reflexión que debes poner en práctica, y seguro que te costará un poco porque hacer autoanálisis no es sencillo, pero para poder poner solución hay que identificar el problema. ¿Dónde pierdes el tiempo? ¿Qué te distrae y te absorbe? ¿Qué hace que pierdas el foco? Lístalo. Seguramente serán las redes sociales, el móvil y, sobre todo, el email. Nos pasamos el día mirando el mail y dejamos lo que estamos haciendo para contestar los correos que entran en nuestra bandeja de entrada, perdiendo de vista lo importante, y trabajando siempre sobre lo inmediato.
2. Tareas Pendientes:
Otro de los puntos básicos para ser más efectivo y eficaz en tu trabajo es saber qué tienes que hacer. Esto atiende al principio básico de “si no sabes dónde tienes que ir, es imposible que puedas marcar el camino”. Si no tienes claro por la mañana o el lunes de cada semana todos los trabajos que tienes que ejecutar, no podrás jamás ser eficaz. Así que crea una rutina saludable de trabajo, y al principio o al final del día (nuestra recomendación es que lo hagas al final del día para que tu cerebro lo asimile durante la noche), planifica tu trabajo con una lista de las tareas. Así empezarás con el foco en lo que tienes que hacer. Esta hoja de ruta es fundamental para marcarte unos objetivos de rendimiento y fluir en el día.
3. Mantén Tu Lugar De Trabajo Bien Abastecido:
Asegúrate de tener los suministros y herramientas necesarios para realizar tu trabajo. En una oficina, esto significa que debes tener cerca cosas como perforadores, quita grapas, calculadoras, etc. Fuera de las instalaciones de una oficina, las herramientas son distintas, pero el principio fundamental es el mismo, ten a mano las cosas que necesites para trabajar de manera efectiva antes de comenzar a trabajar. Los científicos que trabajan con aplicaciones gráficas complejas y los mecánicos que trabajan con llaves de tuercas se beneficiarán al tener sus herramientas preparadas, listas, y a su alcance. Esto también significa que te asegures de tener un buen suministro de cualquier insumo que se requiera en tu trabajo, como, por ejemplo, las engrapadoras necesitan grapas, los carpinteros, clavos, los profesores, tizas, etc.
4. Ten Un Programa Establecido:
Si has estado decidiendo qué hacer sin previa planificación, hacer algún esfuerzo para planear tu día probablemente incrementará la eficiencia de tu trabajo. Sin embargo, para mantener un programa efectivo, limítate a una agenda que abarque todo (puedes complementarla con un calendario en tu oficina o cubículo para establecer objetivos a largo plazo.) No compliques innecesariamente tu trabajo al tener más de una agenda, o al garabatear una enorme cantidad de notas que inevitablemente perderás. Es mejor que puedas mirar en un lugar específico todo lo que tienes que hacer. Organiza cada día creando una lista de “pendientes”. Comienza con los asuntos de mayor prioridad en el día, de modo que sea más fácil que los concluyas. Coloca las tareas menos importantes al final de la lista. Comienza tu día de trabajo con las primeras cosas de la lista. Si al final del día no completas la lista, coloca los puntos pendientes en el siguiente día.
5. Delegar Funciones:
A todos nos cuesta y aunque parezca mentira, cuanta más responsabilidad tenemos en nuestros trabajos, más difícil es esto de delegar. Nos gusta creer que “si no lo hacemos nosotros”, no sale adelante con la misma calidad, o en los tiempos óptimos. El resultado de esta falsa creencia es que nos cargamos de mil y una tareas, aunque ello signifique que no vayamos a llegar con los tiempos. Lo más probable es que nos sature, dejándonos sin tiempo para lo que realmente aportamos valor, además de exhaustos para poder hacer el resto de cosas. Delegar es una de las acciones más inteligentes que puedes acometer para que tu negocio fluya y llegue a objetivos. Cada uno es bueno en algo y tú en lo tuyo. Nadie puede ocuparse de todo. Determina qué puedes delegar y a quién, hazlo, pero con confianza plena de que la otra persona lo hará estupendamente (o por lo menos, cada vez mejor).
6. Descansa Y Toma Un Tiempo Para Ti:
Los recesos pueden incrementar, en lugar de entorpecer tu eficiencia en el trabajo. Ya que, por un lado, éstos te proporcionan el descanso necesario. Sin este receso, podrías sentirte cansado, lo que hará que trabajes más despacio o con menor productividad. Por otro lado, los recesos te dan la oportunidad de manejar tus distracciones. Utiliza tus recesos para hacer todo lo que de otro modo te distraería en el trabajo.
