Porque vivimos en una era en la que el volumen de información y tareas nos supera, y eso nos obliga a gestionar mejor nuestros recursos. La productividad es, hoy por hoy, una habilidad que marca la diferencia en los negocios. ¡Ah, y esta realidad incrementará!, puesto que la interconexión digital seguirá aumentando, al igual que la cantidad de plataformas y dispositivos disponibles.
Hoy estamos rodeados de distractores: sonidos, correos, mensajes, tareas repetitivas, llamadas, juegos, redes sociales y otros pasatiempos; pero esto no puede convertirse en una excusa para soportar una baja productividad, sino en una señal de alerta que nos obligue a estar pendientes de cada paso que damos. El desafío más difícil en el presente es no irnos de una distracción a otra y así no perder el escaso tiempo del que disponemos para la búsqueda de los objetivos propuestos. Por eso tenemos que preocuparnos por acercarnos a las herramientas para mejorar la productividad personal y colectiva.
1. Google Drive:
Google Drive es una de las herramientas más comunes y usadas, y saber sacarle todo el partido posible de destaca del resto, además de dejarte mucho más tiempo libre. Hablamos de un servicio de alojamiento en la nube, que permite almacenar archivos, permitiendo compartir y centralizar los proyectos en un mismo entorno de trabajo.
En la mejor manera de no depender de memorias externas, o cualquier otro elemento físico, para acceder a tus trabajos desde cualquier lugar, Tan solo con contar con conexión a internet trabajas como si estuvieras en casa. La compatibilidad no es un inconveniente, puedes manejar una gran variedad de formatos de archivo, sin problema, además de la enorme capacidad de almacenamiento que te deja un enorme margen antes de necesitar pasarte a la opción de pago.
2. EVERNOTE:
Tienes una herramienta perfecta para tomar notas que luego puedes organizar y encontrar fácilmente. Es tan sencillo como incluir en ella todas esas ideas que tienes, o información que has recopilado y, cuando llega el momento, realizar un búsqueda interna apoyada en filtros que da lo que buscas en cuestión de minutos La función multidispositivo te asegura el mismo resultado estés donde estés, puedes utilizarla desde la web, en escritorio o en el móvil, lo que te asegura tener controladas toda esas cosas importantes que se te ocurren siempre en el peor momento. Te puede ser muy útil en la redacción de apuntes y para preparar los exámenes, de hecho, esta herramienta aparece para dar solución a esta necesidad, y puedes aprovechar la capacidad de añadir imágenes, audios, etiquetas, que faciliten que los utilices.
3. TODOIST:
Aplicación de gestión de tareas para organizar y priorizar, muy cómoda y sencilla de usar desde el primer día. La idea de esta herramienta es crear tantos proyectos como te interese, y, en ellos, asignar nuevas carpetas, tareas o subtareas que necesitas e ir distribuyendo un orden de importancia y de control de cada actividad. Tiene un diseño muy intuitivo que te permite un seguimiento de las tareas de manera fácil con recordatorios que impiden que nada se te pase.
4. TRELLO:
Si en algo destaca es en sencillez y capacidad de visualización. Utiliza la metodología Kanban, que consiste en un sistema de “tarjetas visuales” con las que puedes dividir cada proyecto en tableros o columnas. De un solo vistazo controlas el progreso de cada uno, y tienes la posibilidad de desplazarlas de una fase a otra según las vas resolviendo.
Te permite dar a cada trabajo un toque personal que diferencie las distintas tareas, con colores, listas y sea más fácil tenerlo todo controlado. Con esta herramienta tienes una pizarra virtual que te muestra lo que tienes que hacer, lo que estás haciendo y lo que has hecho, todo en un solo vistazo.
5. ZOOM:
Dejamos para la última una herramienta que te ayuda en los trabajos en grupo. Conocer su funcionamiento te ayuda a tener el control del equipo al que perteneces y posibilita la interacción entre vosotros a tiempo real.
Realizar conferencias frecuentes, facilita el trabajo de todo el equipo y permite la colaboración en línea que necesitas de tus compañeros. Puedes grabar las conversaciones, hacer capturas, compartir con el resto tu trabajo, con una gran capacidad de almacenamiento y duración de las conexiones.
