Diferentes estudios demuestran que las reuniones son menos productivas y eficaces de lo que deberían. Seguro que lo has experimentado en más de una ocasión, entras a una reunión que se alarga durante horas y, cuando sales, no solo has dejado de hacer un montón de tareas que tenías pendientes, sino que, además, no has sacado ninguna conclusión de todo lo que se acaba de hablar.
Resultado, toda la gente sale con la impresión de haber perdido el tiempo. Para que esto no vuelva a pasarte, vamos a darte algunas directrices que te ayudarán a que tus reuniones sean productivas:
1. Organización Previa:
Define previamente los puntos a tratar en la junta y asigna tiempos para cada tema. Por lo menos una semana antes manda la convocatoria a los que participarán en la sesión y explica sobre lo que se hablará. De esta forma tendrán oportunidad de preparar sus aportaciones y no llegar en blanco.
2. Respeta El Tiempo:
Es frecuente que las reuniones superen el plazo de tiempo que se había establecido. Lo ideal sería que una reunión no excediera 1 hora. Entre los 30 y los 60 minutos es el tiempo que podemos conservar un alto nivel de concentración y de implicación. Si has previsto una reunión de 30 minutos, respeta los tiempos. Si prevés que pueda durar más de 1 hora, ten en cuenta hacer una pequeña pausa.
3. Primero La Puntualidad:
Es muy importante respetar la puntualidad para iniciar y terminar. Los colaboradores tendrán asignado su tiempo para esta reunión y al alterar el horario sin avisar puede afectar a sus actividades.
4. Convoca A Las Personas Necesarias:
Para una reunión realmente eficaz y con una lista de tareas concretas a realizar, convoca a las personas directamente implicadas. El número máximo de personas que deberían participar en una reunión no debería exceder de 6.
5. Valora El Interés De La Reunión:
Estás pensado en convocar una reunión, pero, ¿es realmente necesario? Lo que tienes que decir en esa reunión, ¿podría comunicarse o resolverse por otro medio más rápido y que no implique a varias personas dejando sus tareas durante una hora? Muchísimas reuniones podrían evitarse ya que se convocan sin un interés u objetivo claros. ¿Aporta un plus la reunión que estás pensando en convocar?
6. Generar Conclusiones Juntos:
Si se van a tocar diferentes temas durante la junta, es recomendable que al finalizar uno de los colaboradores retome los puntos más importantes para que todos estén en sintonía. También generar conclusiones en conjunto ayuda mucho a comprender los temas y a formular ideas, soluciones y propuestas nuevas.
7. Establece Un Tiempo Para Las Preguntas Y Respuestas:
Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Deberías fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas después de cada punto que se toque, no al final de la reunión, para que los participantes resuelvan las dudas que hayan podido surgirles.
