Las Mejores Formas Para Realizar Reuniones

Las reuniones de trabajo son imprescindibles en todas las empresas. No se pueden sustituir por ninguna otra herramienta de gestión empresarial. Son clave cuando se trabaja en equipo, porque con una reunión de trabajo bien gestionada se consiguen objetivos que no serían alcanzables por otro medio. ¿Por qué? Porque nada puede sustituir al “cara a cara”.

En este blog encontrarás consejos útiles tanto si sueles organizar tú las reuniones como si simplemente eres asistente. Veremos algunas recomendaciones para antes, durante y después de la reunión de trabajo y las mejores estrategias para que la tuya sea un éxito total.

1. BENEFICIOS DE LAS REUNIONES DE TRABAJO:

• Favorecen el diálogo, la negociación y la consecución de acuerdos.
• Mejoran el ambiente de la empresa y las relaciones entre los miembros del equipo.
• Permiten conocer diferentes puntos de vista sobre un asunto e intercambiar información.
• Ayudan a organizar el trabajo.
• Mejoran el compromiso y la implicación de los integrantes del equipo.

2. REUNIONES VIRTUALES:

En los tiempos que corren, donde prima la rapidez y la multifuncionalidad, la comunicación a través de pantallas puede ser una manera muy efectiva de interactuar con clientes, colaboradores o proveedores sin tener que perder parte del día en ir de un sitio a otro. Es evidente que las innovaciones tecnológicas nos facilitan muchísimo nuestra labor, así que, ¿por qué no utilizarlas también como formato de reunión? Las videoconferencias han revolucionado el mundo de los negocios, por lo que es hora de que te descargues alguna de las numerosas aplicaciones que hay para poder mantener reuniones sin necesidad de desplazarte.

3. QUE OTROS PARTICIPANTES APORTEN INFORMACIÓN:

Dales tiempo para ello. Es aconsejable que hables con ellos y obtengas de todos los implicados el compromiso de tener su parte de la información preparada. Para esto te aconsejo utilizar el teléfono siempre que sea posible. ¡Es más rápido y más cercano que el email!

4. EMPIEZA A LA HORA ACORDADA:

Ocúpate de que la reunión empiece y termine a la hora prevista. Si alguno de los asistentes no llega, espera 5 minutos de cortesía, no más (a menos que sea el decisor principal…). En general, lo mejor es seguir con el programa previsto, para que el retraso de una sola persona no “rompa” el calendario de todos. Algunos organizadores de reuniones de trabajo ofrecen incentivos a la puntualidad: un bombón, un caramelo… ¡Pruébalo si sueles tener problemas con este punto!

5. ANTES DE LA REUNIÓN:

• Involúcrate, tomate un momento para revisar la orden del día antes de asistir y piensa en lo que puedes aportar.
• Si te compete aportar algún informe o documento, asegúrate de prepararlo a tiempo, y de estar listo para discutirlo en profundidad cuando llegue el momento.
• Organízate, para reservar el tiempo necesario para la reunión, y anota la fecha y hora en tu agenda para no despistarte.

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