Ladrones Del Tiempo En El Trabajo Y Cómo Evitarlos

Lo que ocurre es que, cuando de ladrones de tiempo hablamos, suelen ser sigilosos, incluso invisibles. Se esconden donde menos te lo esperas y de repente se han llevado la mitad de tu día sin que te hayas dado cuenta.

Cuando hablamos de ladrones de tiempo en el trabajo, sus malas artes pueden conseguir que se escapen horas y más horas ocasionando graves perjuicios a tu rendimiento y/o al de tu empresa. ¿Vas a seguir permitiéndolo? En este blog vamos a ver algunos de los ladrones de tiempo en el trabajo más dañinos y más habituales.

1. NOTIFICACIONES:

Son similares a las interrupciones, con la diferencia de que casi nunca son urgentes. Hablo del correo, las redes sociales, mensajería instantánea, suscripciones, etc. La clave es recordar que ninguna tarea urgente llega a través de estos medios. Debes perder el miedo a estar desconectado de estos canales durante algunas horas. Piensa que, si alguien necesita algo urgente de ti, no va a enviar un correo y mucho menos una notificación por redes sociales. Seguro que te llamará por teléfono o irá a visitarte. Para evitar estos ladrones de tiempo lo más efectivo es silenciar todas las notificaciones, en el móvil y en el ordenador. Ignorarlas es difícil, así que mejor no tenerlas. También deberás resistir la tentación de consultar si has recibido algo. Establece los momentos del día en que revisarás cada canal.

2. MAL REPARTO DE TAREAS:

¿Repartes los trabajos de otros o los tuyos propios? ¡Cuidado con lo que haces! Una distribución inadecuada de tareas puede suponer una gran pérdida de tiempo, si por ejemplo no eres capaz de delegar o atribuyes tareas a personas que no tienen la capacidad o la formación para llevarlas a cabo.

3. FALTA DE CONCENTRACIÓN:

En ocasiones, factores como una larga jornada laboral, el estrés o el cansancio pueden comerse tu energía y hacer que mantener la concentración sea muy difícil. Ello supondrá que el tiempo te cunda menos. Puede que llegues al punto de quedarte parado, por ejemplo, ante una pantalla, sin tener fuerzas para hacer nada más. Intenta descansar lo mejor posible, comer sano y hacer algo de ejercicio. Tu salud y tu capacidad de concentración te lo agradecerán.

4. URGENCIAS:

No podemos controlarlo todo y a veces surgirán asuntos que requieren atención inmediata. El problema es que la mayoría de estas situaciones no son verdaderas urgencias, son ladrones de tiempo. Surgen de una mala planificación, cosas que no se hicieron bien en su momento, errores que no se corrigieron, tareas aplazadas, etc. Para evitarlo es importante que tengas controladas tus obligaciones y fechas límite. No permitas que una tarea normal se convierta en urgente solo porque olvidaste agendarla. También debes poner límite a las urgencias de los demás. Recuerda que cada persona es responsable de su propia gestión del tiempo. No sirve de nada que mejores tu organización, si luego debes cargar con la mala gestión de otros.

5. PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN:

En tu vida personal y en tu trabajo la interacción con otras personas es muy frecuente. Para que estas interacciones no se conviertan en ladrones de tiempo que frenen tu productividad, debes entrenar tus habilidades de comunicación. En ocasiones, por miedo a incomodar, damos demasiados rodeos o dejamos algunos puntos abiertos o poco claros. El resultado son trabajos mal hechos o incompletos. Esta forma de hablar también puede generar una larga lista de consultas posteriores, que hacen más pesado el trabajo. Para evitarlo, trata de ser claro y específico. Ahorrarás tiempo en la explicación y evitarás consultas innecesarias. Lo mismo aplica cuando recibes un encargo. Escucha con atención, toma notas si es necesario y no des por finalizada la conversación hasta tener todos los puntos claros. Es mejor resolver las dudas en ese mismo momento.

6. REUNIONES:

Aunque a veces resulten necesarias, las reuniones también pueden convertirse en una pérdida de tiempo recurrente. Algunas empresas las utilizan en exceso. Otras las prolongan demasiado. Ten en cuenta que el tiempo extra que se pierda en una reunión afectará al trabajo de todas las personas que la celebren, así que multiplica ese tiempo por cada uno de los reunidos.