Todos hemos tenido problemas con la administración del tiempo en el trabajo. Te despiertas esperanzado y optimista; no solo vas a cumplir con todos los plazos de entrega, sino también irás al gimnasio y prepararás una comida casera saludable.
Entonces, ocurren distintos contratiempos. Sales tarde, te topas con el tráfico y llegas a la oficina con mucha frustración. Cuando te sientas a terminar ese proyecto que has estado postergando durante semanas, te das cuenta de que tienes reuniones una tras otra hasta el mediodía; y sí, ya llegaste tarde a la primera. Finalmente, sales de la última reunión y comienzas a leer correos electrónicos cuando te avisan que el vicepresidente necesita verte. Tiene una solicitud urgente para ti. Te dice: “solo tardarás una hora”. Al final, fueron tres. La buena noticia es que hay formas de recuperar esas horas perdidas del día que son aparentemente escurridizas. Se trata de la administración del tiempo personal: maneja tu tiempo en lugar de que el tiempo te maneje a ti.
1. Planifica Y Bloquea Tu Agenda:
Mucha gente intenta organizar las tareas que va a realizar en un determinado espacio de tiempo, pero el contexto de cambio continuo en el que vivimos suele dar al traste con esa planificación. Aunque no hay una receta para evitar imprevistos, sí es importante planificar. Para ello, es recomendable hacerlo cada día durante los 30 primeros minutos de trabajo, y ajustar el plan para el día siguiente al finalizar la jornada laboral. También es importante bloquear en nuestra agenda los tiempos que vamos a dedicar para llevar a cabo las tareas planificadas. Puede ocurrir que tengamos que mover alguno de esos bloques de tiempo, pero el mero hecho de delimitarlos en nuestro calendario nos ayudará a buscar el momento y la concentración necesarias para irlos completando.
2. Establece Prioridades De Forma Inteligente:
A medida que organizas tu lista de pendientes, el establecimiento de prioridades es clave para administrar satisfactoriamente el tiempo en el trabajo. Comienza por eliminar las tareas que no deberías estar realizando en primer lugar. Luego, identifica las tres o cuatro tareas más importantes y hazlas primero; de esa manera, te asegurarás de terminar las más esenciales. Evalúa tu lista de tareas pendientes y procura organizarla en función de su importancia en lugar de su urgencia. Las responsabilidades importantes son necesarias para tus objetivos, mientras que las urgentes requieren una atención inmediata y están relacionadas con los objetivos de otra persona. Tendemos a dejar que la urgencia domine cuando realmente deberíamos centrarnos en actividades que son la base de nuestros objetivos de negocio.
3. Controla Tu Tiempo:
Todos tenemos a menudo la sensación de que el día no tiene horas suficientes para terminar todas nuestras tareas. Una manera de impedir que esta sensación nos agobie y afecte a nuestra productividad es medir a diario el tiempo real que dedicamos a cada tarea. Se trata de un ejercicio que requiere tiempo y disciplina, pero que suele dar muy buenos resultados: al ver el tiempo que dedicamos a responder emails, a reunirnos con nuestros compañeros/as, etc. nos demostrará que podemos administrar mejor nuestra jornada, y que, con unos pocos ajustes, esa impresión de no poder con todo se esfumará por completo.
4. Agrupa Tareas Similares:
Ahorra tiempo y energía mental intentando completar todo un tipo de tareas antes de pasar a la siguiente. Por ejemplo, establece periodos para responder correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, archivar, etc. No contestes correos electrónicos y mensajes en cuanto llegan, ya que te distraerá totalmente. Apaga tu teléfono y las notificaciones por correo electrónico para eliminar por completo la tentación de verificarlo en un momento en que no esté designada esa tarea.
5. Organiza Tu Espacio De Trabajo:
Cómo organizarse en el trabajo es importante y, a menudo, nuestra mesa o despacho nos parece un escenario predeterminado en el que estamos condenados a llevar a cabo nuestro trabajo. Sin embargo, debemos ser más autocríticos y tomar consciencia de que podemos hacer muchas cosas para mejorar ese entorno. Si lo hacemos, nuestra productividad puede mejorar también. Librarnos de todos esos papeles y post-its que ya no nos hacen falta, colocar al alcance de nuestra mano los elementos que utilizamos más frecuentemente u orientar nuestra mesa de modo que lo que ocurre en el resto de la oficina no nos distraiga, son pequeños cambios que pueden marcar una gran diferencia.
6. Elimina Las Distracciones:
Redes sociales, navegación web, compañeros de trabajo, mensajes de texto, mensajería instantánea: las distracciones en el trabajo pueden ser infinitas. Una clave para la administración del tiempo personal es ser proactivo para eliminarlas. Cierra la puerta para limitar las interrupciones. Cierra todas las pestañas, excepto en las que estás trabajando actualmente. Desactiva las notificaciones de mensajería y deja las llamadas telefónicas personales para la hora del almuerzo.
Da pequeños pasos. Identifica tus dos principales distracciones y enfócate en eliminarlas durante dos semanas. Y recuerda que dormir bien, tomar suficiente agua y comer de manera saludable puede ayudarte a mantenerte concentrado durante la jornada, especialmente en la tarde.
