“¡¿Pero no has leído mi email?” Si más de una persona importante en tu vida o en tu ámbito profesional te ha dicho esto en el último mes, es que tienes un problema importante de organización o que estás superada o superado por la sobrecarga de tu correo electrónico.
En ambas situaciones, es imperativo para ti organizar la bandeja de entrada para no perder emails importantes que, de no ser leídos, pueden causar trastornos tanto en tu trabajo como en tu vida social es importante que puedas ordenar la avalancha de nuevos emails y no se te escape ni uno de los realmente importantes.
1. Usa Bloques De Tiempo:
Estamos hablando de asignamos bloques de tiempo a nuestro calendario diario para todas aquellas tareas que tenemos que hacer, trabajando sólo en una tarea específica durante cada bloque. Es así que leer, procesar y responder mensajes de correo electrónico se convierten en una actividad dentro de nuestra lista diaria. Al asignar un tiempo específico para revisar nuestro correo electrónico, una o dos veces al día durante 30 minutos, evitamos tener que interrumpir otras actividades, perdemos nuestro enfoque y tener que comenzar nuestro ciclo productivo de nuevo.
2. Crea Etiquetas Temáticas:
En el menú lateral de Gmail se pueden crear etiquetas que nos permiten después arrastrar mensajes a ellas. De este modo, si queremos guardar un mensaje importante que acabamos de recibir, lo podemos arrastrar a una de estas carpetas temáticas, donde después podremos volver sobre él.
3. Darse De Baja De Listas De Correo:
¿Recuerdas esa regla para tener un armario organizado? Si no has usado una prenda o artículo en 6 meses, simplemente tiene que irse. Bueno, lo mismo aplica para tu bandeja de entrada. Si estás suscrito a un boletín o servicio que ya no te interesa y ni siquiera te acuerdas la última vez que lo abriste, cancela la suscripción. No sólo verás tu correo más organizado, sino que podrás disfrutar de aquellos que realmente te interesan, pues no se perderán en la lista interminable de promociones.
4. Usa Las Estrellas Para Determinar Los Correos Importantes:
Otra opción disponible es la de marcar con una estrella los correos importantes, para poder después volver a ellos con facilidad a través de la correspondiente etiqueta, que el servicio crea por defecto. De modo paralelo, el sistema asimila los remitentes de estos correos como prioritarios y los colocará en la pestaña de correo principal, que es la que vemos por defecto. A este respecto, conviene señalar que es importante mirar de vez en cuando en el resto de pestañas para ver que no se cuela un mensaje importante en ellas.
5. Toma Medidas De Inmediato:
¿Abres los correos, pero en realidad no haces nada con ellos? La mayoría de nuestros mensajes simplemente se quedan en nuestra bandeja de entrada, y cuando es tiempo de hacer algo con ellos es demasiado tarde. Acostúmbrate a realizar siempre alguna acción, ya sea responder, cancelar suscripción, eliminar, mover a un folder o agregarlo como una tarea a tu lista de pendientes.
6. Organiza Tu Bandeja De Entrada:
Aunque la mayoría de los correos se puedan eliminar, es probable que necesitemos conservar algunos. Conocer el funcionamiento de tu cliente de correo es importante para su organización. La mayoría de los programas de correo permiten crear carpetas y filtros al igual que marcar mensajes con etiquetas o categorías específicas. Prioriza, agrupa, ordena y archiva mensajes para mantener tu bandeja de entrada organizada. Cuanto mejor sea tu sistema de archivo, más fácil será localizar correos electrónicos específicos cuando los necesites.
