Cómo Hacer Un Manual De Procedimientos De Una Empresa
Como ya conocerás, el organigrama de una empresa es una representación visual ordenada de las estructuras
Es un documento que establece directrices, pautas de acción, y protocolos a seguir por la organización en lo relativo a sus acciones y decisiones. En este manual no sólo se establecen expectativas de comportamiento y operaciones, sino que también se usa para solidificar prácticas que hayan brindado resultados positivos para la organización y se puedan replicar.
En otras palabras, un manual de procedimientos es una herramienta que orienta las acciones de cada trabajador, despejas dudas que surjan en el campo laboral. Dependiendo del estilo de liderazgo o el nivel de especialización de cada departamento, el manual puede resultar más o menos detallado.
¿Cuál Es La Importancia Del Manual?
Muchos expertos organizacionales y coaches van a enfatizar la importancia de la elaboración de un buen manual de procedimientos. Sin embargo, a veces no quedan claros los beneficios y ventajas que aporta este documento. Veamos por qué nuestra organización debería redactar o actualizar su manual de procedimientos.
Establece Expectativas Claras
Uno de los primeros pasos que se deben tomar antes de realizar un manual de procedimientos es definir los valores que regirán a la organización. Debido a la naturaleza objetiva de los manuales de procedimiento, nos vemos obligados a evitar usar frases grandilocuentes y vagas para definir nuestros valores. En cambio, debemos redactar estos valores de forma operativa que nos permita declarar el propósito de nuestra organización, sus aspiraciones y direccionalidad. Las declaraciones de misión y visión, por ejemplo, deben servir para encauzar todas las actividades de la organización, evitando embarcarse en proyectos que no conducen a lo propuesto en el manual.
Delimita Responsabilidades
Si bien muchas organizaciones están contentas con empleados que son capaces de tomar muchos roles dentro de la organización, esto siempre lleva a problemas futuros, sobre todo en caso de accidentes o incidentes de incumplimiento.
Un manual de procedimientos establece procedimientos estándares que deben ser seguidos al pie de la letra por cada miembro de la organización, y también impone medidas disciplinarias en instancias de incumplimiento. Por ejemplo, si se detecta algún problema con el inventario, un manual de procedimientos sirve de referencia inmediata para saber qué parte del protocolo del almacén no fue respetado y a quién estaban asignadas esas tareas. De esta manera se trata el problema de manera directa y se abre la posibilidad de tomar medidas correctivas, tanto disciplinarias como procedimentales.
Incrementa La Productividad
A medida que la organización crece en términos de complejidad, se hace necesario contar con descripciones detalladas de cada proceso. Esto permite responder a preguntas frecuentes hechas por los empleados, y facilita la toma de decisiones a la hora de establecer estrategias y proyectar resultados. Todos estos elementos tienen un impacto directo en la productividad.
Mejora La Comunicación Interna
Una vez establecidos los procesos y roles, hay mucha mayor claridad en cuanto a las vías de comunicación pertinentes y efectivas dentro de la organización. Un manual de procedimiento eficiente no sólo permite comprender las relaciones entre los distintos departamentos y las jerarquías dentro de la empresa. También establece canales permanentes de comunicación por los cuales debe transitar siempre información detallada y relevante, previniendo errores debido a lagunas de información.
Garantiza La Conformidad
Si la organización hace revisiones y actualizaciones constantes de sus manuales de procedimientos, habrá más probabilidades de que estos sean internalizados por cada empleado y departamento. La conformidad es importante, no sólo porque ayuda a reducir riesgos de accidentes laborales y mantener la calidad de las materias primas y productos. También es vital para garantizar el cumplimiento de las últimas normativas gubernamentales relevantes para cada industria.
Consejos Para Crear Un Manual De Procedimientos De Empresa
Si bien la creación de un manual de procedimiento puede parecer una tarea complicada, hay ciertos principios que se pueden seguir para agilizar la elaboración.
Haz Una Lista De Objetivos Y Prioridades
Si logramos articular las tareas y políticas que nos interesa incluir en el manual, se hace mucho más fácil ponerlos en papel. Un primer paso es elaborar una lista de objetivos que se quieren alcanzar con la elaboración del manual. Luego, se debe enumerar los procesos que componen las operaciones de la organización por orden de importancia. Como regla general, se debe comenzar por normativas impuestas por el marco regulatorio local.
Determina Cuáles Procedimientos Requieren Instrucciones Detalladas
No todos los procesos requerirán un nivel de detalle demasiado profundo. Escoger el grado de detalle que se necesita para cumplir ciertas tareas, ayuda a enfocar nuestras energías en la elaboración de instrucciones.
Determina Un Orden Lógico
Los asuntos más generales siempre deben ser tratados al inicio del manual, dejándose de último aquellos temas que requieren mayor especificidad. Por ejemplo, un manual de procedimientos por lo general determina sus principios y valores en las primeras páginas, para luego comenzar a delinear políticas de reclutamiento y elegibilidad de candidatos.
Programa Revisiones Periódicas
Toda organización que busque mantenerse en el tiempo debe tener como meta aumentar su eficiencia y productividad. Sus manuales de procedimiento deben reflejar esta ambición. A medida que los procesos se vuelven más complejos y/o eficientes, los manuales de procedimientos deben ajustarse a estos cambios. Por otro lado, los marcos regulatorios están en constante cambio para ajustarse a nuevas realidades y exigencias sobre calidad, seguridad e higiene. Un manual de procedimientos fuera de vigencia podría acarrear consecuencias indeseadas para una organización. (SG)