Los dueños de negocios siempre están buscando formas de aumentar su eficiencia y rentabilidad; como utilizar de manera efectiva sus recursos para mejorar el rendimiento y aumentar las ganancias, y la adopción de una solución digital puede ser de gran ayuda, ya que permite tener procesos estandarizados, aumentar la producción y conseguir tasas de error más bajas. Si tus empleados pasan una cantidad significativa de tiempo buscando el documento correcto en un archivador, es tiempo de hacer algo.
Al digitalizar tus documentos, tu empresa puede reducir la cantidad de mano de obra y suministros necesarios para encontrar, corregir y archivar documentación y ahorrar dinero. Si no quieres que tu empresa no pase a la historia, digitalízate y coordina el manejo y traspaso de documentos de una forma más productiva y eficiente.
1. Mejores Datos:
Los datos de alta calidad son importantes porque nos brindan información precisa y oportuna para administrar nuestros negocios y mejorar los diversos procesos involucrados. Además, nos ayuda a priorizar y garantizar el mejor uso de los recursos. Cuando recopilas datos usando formularios en papel, siempre existe la posibilidad de entradas incompletas, incorrectas o inexactas durante la transcripción manual o la doble entrada en otro sistema. La mala escritura a mano o la pérdida de datos debido a un error humano puede conducir a grandes desastres. Gracias a la tecnología de recopilación de datos digitales puedes aumentar la calidad de los datos, incluso cuando tus recursos sean limitados. Cuando se utilizan soluciones digitales, la entrada de datos se controla mejor gracias al uso de umbrales y validación de campo. Las decisiones incorrectas son el resultado de la mala calidad de los datos y de procesos de gestión de datos deficientes. Mejorar la calidad de tus datos y mantener una producción de datos de buena calidad son los principales desafíos que enfrentan las empresas hoy en día y las soluciones digitales pueden ser de gran ayuda.
2. Códigos QR:
Los códigos QR tienen una gran cantidad de usos, ya que le permiten a cualquier persona acceder a información contenida en un archivo, mensaje o página web con solo escanear un código con la cámara de su smartphone. Puedes usar los códigos QR para que tu clientela complete encuestas de satisfacción digitales o accedan a todos los detalles o las condiciones de una promoción, es un método fácil practico y sencillo de usar en cualquier momento.
3. Almacenamiento En La Nube:
Los servicios en la nube son una de las herramientas digitales más importantes para sustituir los documentos impresos, sobre todo considerando la facilidad que te ofrecen para compartir o editar archivos al mismo tiempo y a distancia, ventaja que puede resultar crucial para los negocios que adoptaron el trabajo remoto en casa.
Estas plataformas, entre las que se encuentran OneDrive, MEGA y Google Drive, te ofrecen espacio de almacenamiento gratuito al registrar un correo electrónico, aunque también puedes contratar gigabytes adicionales por un costo determinado al mes. De cualquier forma, es conveniente que tengas un correo electrónico y cuenta exclusivos para tu trabajo, pues no solo te será más sencillo separar los archivos de tu cuenta personal de los de tu negocio, sino que también contarás con almacenamiento exclusivo para los documentos laborales.
4. Acceso A Información:
Ingresar información recopilada en formularios en papel puede llevar horas o incluso días. El acceso a esa información tomará otro par de días, ya que no estará accesible inmediatamente. De manera que no podrás saber lo que realmente está sucediendo en terreno. Si se trata de una gran cantidad de datos, esperar resultados no es lo ideal. Con una solución digital, los datos están disponibles en tiempo real. Tú y tu equipo pueden acceder a los resultados usando una tableta o teléfono inteligente para ver las tareas que deben desempeñar, verificar o aprobar documentos con un sello digital. Tan pronto como un técnico u operador en terreno complete y envíe un formulario, los datos estarán accesibles para todas las partes interesadas.
5. Protección De Archivos:
Una preocupación frecuente al reemplazar el uso de papel por tecnología es la protección de los archivos. Sin embargo, las plataformas en la nube cuentan con herramientas digitales para disminuir la probabilidad de perder tus archivos, como las copias de seguridad o los bloqueos por contraseña, los cuales te permiten respaldar tus documentos y protegerlos de personas ajenas a tu negocio. Para mayor protección, también puedes cifrar tus documentos antes de subirlos a tu nube con ayuda de las herramientas que ofrece tu procesador de texto.
