Gastos De Representación Vs. Gastos De Viaje: ¿Cuál Es La Diferencia?

1. Gastos De Representación

Los gastos de representación son aquellos que sirven para realizar acciones comerciales con el objetivo de mejorar la imagen y la reputación de la empresa entre los proveedores y clientes. Todo ello, se basa en conseguir un rendimiento comercial positivo que repercuta en el aspecto financiero de la compañía. Cabe destacar que los gastos de representación son estrictamente comerciales. Aquellos gastos como regalos u obsequios que se entregan a alguien que no mantiene una relación comercial con la empresa, no se consideraría como gasto de representación. Los gastos de representación se pueden dividir en dos tipos principales: gastos de imagen y gastos de promoción: Gastos de imagen: Gastos asociados a la producción de material publicitario, como tarjetas de presentación, folletos, carteles y otros elementos de promoción. También se incluyen los pagos por la asistencia a eventos, como ferias, conferencias y otros acontecimientos, así como las invitaciones para proveedores y/o clientes, ya sea para asistir a un evento o para realizar un almuerzo o cena. También se consideraría un gasto de representación el pago de las estadías de los proveedores y/o clientes en hoteles. Gastos de promoción: Estos gastos se refieren a los costes asociados a la comunicación de una marca, como la contratación de publicidad en medios de comunicación, campañas de publicidad, anuncios en Internet y otros medios. También se incluyen los costes asociados a la realización de actividades de promoción, como la organización de concursos, sorteos o premios, o la realización de acciones de marketing en redes sociales.

¿Qué Gastos De Representación Son Deducibles Para Las Empresas?

Del mismo modo que sucede con todos los gastos de una empresa, los gastos de representación también se rigen bajo una legislación que indica cuáles se pueden deducir. Según la normativa, solo aquellos que sean estrictamente necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y que, a su vez, generen una rentabilidad para la compañía. Por lo tanto, es muy necesario que cualquier gasto que se considere como gasto de representación se justifique su finalidad. Los gastos de representación que cumplen con las características para ser deducidos son:

• Gastos relacionados con las relaciones públicas con proveedores y/o clientes.
• Gastos relacionados con la publicidad realizada para la venta de bienes o servicios.
• Gastos de personal relacionados con actividades de representación.
• Gastos de los beneficios obtenidos por la acción de representación.

2. Gastos De Viaje

Son aquellos que un trabajador amerita al momento de trasladarse a otro lugar para realizar una tarea habitual de trabajo. Entre ellos están los gastos de kilometraje y dieta. Una dieta es una cifra económica que destina una empresa para costear los gastos que tienen que ver con la estancia del trabajador en un viaje corporativo. En la mayoría de casos, los negocios pagan una cantidad determinada por viaje a cada empleado. Las dietas comprenden dos elementos importantes: Gastos de estancia: Destinados al alojamiento del trabajador. Manutención: Tienen que ver con el sustento de la persona durante el viaje. Por otra parte, tenemos el kilometraje que hace referencia a los gastos que destinan las empresas para proveer de vehículos a sus empleados durante el viaje de negocios. Además, incluye otros factores relacionados con el uso del vehículo como impuestos, combustible, avería, entre otros.

Diferencias

Tal y como hemos indicado en apartado anterior, los gastos de representación y los gastos de viaje son propensos a confundirse. Sin embargo, tienen algunas diferencias claras que permiten que no haya duda. La primera diferencia es que tanto los gastos de representación como los gastos de viaje van en partidas presupuestarias diferentes. Este concepto es clave, pues es el primer indicativo que nos permite hacer una diferenciación entre ambos gastos. Pero la mayor diferencia entre los gastos de representación y los gastos de viaje se encuentra en los propios términos que los definen. Los gastos de representación sirven para, precisamente, representar a la empresa ante los proveedores, clientes actuales y potenciales clientes. Por otro lado, los gastos de viaje son aquellos gastos que genera un empleado en movilidad. Por lo tanto, podemos resolver la duda que se exponía en la introducción a este artículo y es si los gastos de representación y los gastos de viaje pueden ser compatibles. La respuesta es sí, estos dos tipos de gastos no tienen por qué ser excluyentes. Un mismo trabajador puede generar gastos de viaje y de representación de manera simultánea. (SG)