Como ya conocerás, el organigrama de una empresa es una representación visual ordenada de las estructuras organizacionales que componen la entidad. Siguiendo los criterios establecidos por la dirección y por las políticas de RRHH, el organigrama puede posibilitar la identificación de las cadenas de mando, cómo se agrupan las personas, bajo qué área o departamento y las funciones y vinculaciones jerárquicas de la plantilla.
De esta manera, no se debe restar importancia estratégica al organigrama, ya que sienta las bases de la organización y ofrece información esencial relacionada con el negocio y sus personas.
¿Para Qué Sirve Un Organigrama Empresarial?
Claridad en la estructura: Presenta quiénes componen cada área y la manera en que se relacionan los cargos, para que todos comprendan la jerarquía.
Optimiza procesos internos: Ayuda a identificar tareas duplicadas o cuellos de botella que afectan la eficiencia.
Fortalece la comunicación: Especifica a quién consultar en función del tema, evitando confusiones en la empresa.
Planificación y crecimiento: Apoya decisiones como emplear más trabajadores o reestructurar equipos.
Integración: Promueve que los empleados recién contratados, líderes y socios comprendan rápidamente el funcionamiento de la empresa.
Cómo Hacer Un Organigrama Paso A Paso
1. Establecer La Cadena De Mando
Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos. Situaciones que pueden darse, como que un empleado tenga varios superiores, solo pueden resolverse adecuadamente con una cadena de mando bien definida con el objetivo de que esta persona no reciba instrucciones confusas o dispares.
2. Segmentar Los Departamentos
Con una correcta segmentación de los departamentos y de los equipos, resultará más sencilla la creación de planes de carrera, de formaciones y la dirección de acciones segmentadas para determinados equipos o colectivos. La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta. Y todo ello, debe reflejarse, por supuesto, en el organigrama empresarial.
3. Definir Y Asociar Tareas Y Responsabilidades
Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento. Así, podrán detectarse responsabilidades que se solapan o la sobrecarga de tareas.
4. Establecer El Ámbito De Control
El ámbito de control se refiere a la amplitud de mando de una persona, es decir, al número de empleados que tiene a su cargo. Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado. Por ejemplo, una persona que posee un gran ámbito de control (muchas personas a su cargo) deberá dejar más autonomía a sus subordinados.
5. Obtener Una Visión Global
Para comenzar a definir un organigrama, como ya hemos detallado, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados. Comienza por el CEO, por los Directores de Área, Managers… Hasta llegar a los niveles de abajo.
Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. De esta manera, los empleados estarán informados de toda la estructura organizativa y conocerán también sus posibilidades de movilidad y promoción interna.
Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio. Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias. Ayuda a mantener el equilibrio global de la compañía.
6. Diseñar El Organigrama
El diseño del organigrama de empresa es un factor clave. Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital. Es recomendable que sea interactivo y esté integrado en un software de Recursos Humanos al que todas las personas de la organización tengan acceso. (SG)
