Las empresas y organizaciones tienen ciertas tareas que realizar de vez en cuando. Éstas pueden ir desde el desarrollo de nuevos productos, la instalación de nueva maquinaria, la sustitución o mejora de antiguos bienes y servicios, la construcción de un nuevo edificio o almacén, etc.
Este tipo de tareas requiere una combinación de recursos como habilidades, herramientas, técnicas, conocimientos, mano de obra, finanzas y tiempo. Sin embargo, la gestión de proyectos es importante en lo que se refiere al uso profesional y científico de estos recursos al máximo potencial para completar y alcanzar dichos objetivos.
Iniciación
La primera fase del proceso de gestión de proyectos consiste en garantizar que el alcance del proyecto satisfaga y añada valor a las preocupaciones de la empresa. En esta fase también se tienen en cuenta todas las preocupaciones de las partes interesadas internas y externas.
Las discusiones sobre el inicio del proyecto se mantienen con los gestores del proyecto, los gestores empresariales y las partes interesadas. En esta fase también se determinan los criterios de los factores de éxito en relación con el calendario del ciclo de vida del proyecto. En esta fase se redactan un registro de las partes interesadas y una declaración del alcance.
Planificación
La planificación es la segunda fase de la gestión de proyectos. Implica redactar y esbozar los procedimientos y procesos que los equipos deben llevar a cabo. Se detallan los requisitos específicos para cumplir los plazos y realizar las tareas con los recursos actuales.
Los expertos que dirigen equipos de proyecto establecen la comunicación para transmitir los requisitos de todas las tareas asociadas que deben realizarse para cumplir las metas y objetivos del proyecto. En esta fase se formulan el desglose estructural del trabajo, los medios de comunicación, la programación, el presupuesto, etc.
Ejecución
La Ejecución es la tercera fase, en la que todos los equipos siguen los planes y procedimientos redactados para completar las tareas del proyecto. En esta fase, un gestor de proyectos se asegurará de que todos los planes del proyecto se sigan con la máxima diligencia.
La garantía de calidad se asegura durante esta fase del ciclo del proyecto para que ninguna tarea se complete con una calidad comprometida.
Seguimiento y Control
El seguimiento y el control constituyen la cuarta fase de la gestión de un proyecto. En esta fase, un director de proyecto se asegura de que sus equipos siguen el plan de gestión. Esto implica el seguimiento del progreso, el tiempo de trabajo del equipo, la obediencia al calendario, los requisitos del proyecto, los requisitos de las tareas y el cumplimiento sistemático de los objetivos.
Si, debido a circunstancias imprevistas, se solicita una prórroga a la parte interesada, el seguimiento de los factores mencionados puede aportar pruebas sustanciales de dicha solicitud. Si un director de proyecto dispone de datos numéricos procedentes del seguimiento de los indicadores de rendimiento, la comunicación con las partes interesadas externas mejora notablemente.
Finalización o Cierre
La finalización del proyecto es la última fase del ciclo de un proyecto. En esta fase se han realizado todas las tareas y se han seguido todos los procesos pertinentes. Estos resultados son la finalización y el cierre del proyecto.
En esta fase, se entrega toda la documentación pertinente a la junta de partes interesadas correspondiente, y se da formalmente por concluido el proyecto. (SG)
