De La Procrastinación A La Acción: Domina Tu Tiempo Y Tu Vida
La procrastinación es el peor enemigo del éxito. Procrastinar es el hábito de aplazar actividades y hacer en su lugar otras más agradables; acá aplica perfecto la frase “dejar para mañana lo que puedes hacer hoy”. Posponer se convierte en un obstáculo para el cumplimiento de metas y objetivos, especialmente si hablamos de emprendedores y empresarios.
En la vida y el trabajo, es inevitable afrontar situaciones que generan malestar e incomodidad. Superarlas requiere desarrollar una capacidad mental excepcional, capaz de evolucionar los impulsos instintivos que llevan a procrastinar. El principal disparador de la procrastinación son los sentimientos negativos, el miedo, la indecisión, la falta de claridad en los objetivos, la comodidad de la zona de confort, la falta de motivación, distracciones constantes, sobrecarga de tareas, falta de autodisciplina, falta de conexión emocional y miedo al cambio. Reconocer estas razones es el primer paso para superar la procrastinación y avanzar hacia los sueños con determinación. ¡Tenemos el poder de vencer este hábito!
1. Conecta El Trabajo Diario Con Los Objetivos
La gestión del tiempo no siempre conlleva hacer todo tu trabajo, sino identificar y priorizar el trabajo más importante. Para hacer eso, debes conectar tu trabajo diario con los objetivos del equipo o de la empresa y así identificar las tareas más importantes que debes abordar a diario. Pero, de acuerdo con una encuesta realizada a más de 6000 trabajadores del conocimiento de todo el mundo, solo el 26 % de los empleados comprende claramente cómo su trabajo individual se relaciona con los objetivos de la compañía. La mejor manera de coordinar el trabajo y las prioridades en todos los niveles de tu organización es con una herramienta de gestión del trabajo. Con la gestión del trabajo, puedes conectar los trabajos diarios y los proyectos del equipo con los objetivos de la empresa, de modo que los miembros de tu equipo siempre comprendan cómo su trabajo afecta las prioridades de la empresa.
2. Establece Prioridades Y Organiza Tu Trabajo
Ya sea que te guste el método “No lo dejes para mañana” o prefieras el enfoque “Getting Things Done”, es fundamental saber qué tareas son importantes. Inevitablemente, tendrás una tarea cuya prioridad cambie o una fecha límite que se modifique para una fecha anterior o posterior. Si no tienes claro qué trabajo es más importante, no podrás adaptarte y darle prioridad al trabajo correcto. ¿Por qué es importante establecer la prioridad del trabajo? Es posible que estés familiarizado con el agotamiento, que afecta a una cantidad creciente de empleados de todo el mundo cada año. Pero lo que está menos documentado es cómo las prioridades poco claras contribuyen al agotamiento. Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 29 % de los trabajadores del conocimiento que informaron sentirse agotados, declararon que un factor contribuyente fue el exceso de trabajo por la falta de claridad con respecto a las tareas y los roles. Saber a qué tareas dar prioridad puede ayudar a reducir esa sensación y aumentar la confianza de que estás trabajando en las tareas correctas todos los días.
3. Planifica Con Anticipación Al Final De Cada Día
La jornada laboral a menudo se siente como una lucha porque ya estamos atrasados para cuando comenzamos. Si eres el tipo de persona que revisa emails todas las mañanas tratando de averiguar a qué darle prioridad ese día, no eres el único. Afortunadamente, existe una forma mejor. En lugar de tratar de averiguar qué debes hacer por la mañana, dedica los últimos cinco minutos de cada día a prepararte para el siguiente. Esto puede aumentar la motivación porque sabes exactamente lo que debes hacer todos los días incluso antes de iniciar sesión. También es una forma valiosa de asegurarte de realizar el trabajo más importante todos los días. En lugar de reaccionar a un email o una solicitud a las 16:30, puedes asegurarte de incorporar ese trabajo importante a la agenda del día siguiente.
4. Di Que No O Delega
Una ventaja de aclarar tus prioridades es que también entiendes lo que es menos prioritario. No siempre es fácil decir que no al trabajo, pero ayuda cuando puedes explicar que estás diciendo que no porque el trabajo no se alinea con tus prioridades actuales. Definir tus prioridades y compartir esas prioridades con los miembros de tu equipo puede brindar más claridad a todos. Si el trabajo tiene que hacerse, pero aún no es una prioridad para ti, fíjate si puedes delegarlo a otro miembro del equipo. Ten en cuenta que delegar no significa que la tarea no sea importante, solamente significa que el trabajo no está alineado con tus prioridades actuales. Podría ser que este trabajo coincidiera más con la experiencia de otra persona y, al reasignarlo, te asegurarás de que lo haga la persona más adecuada.
5. Audita Tus Tareas
Al igual que cuando dices que no al trabajo, tómate un tiempo para revisar las tareas con las que te comprometiste llevar a cabo hace un tiempo y en las que todavía estás trabajando. ¿Hay algo que esté actualmente entre tu trabajo pendiente y que ya no se alinee con los objetivos de tu equipo? Cuando encuentres este tipo de tareas, pregúntate si es necesario realizar ese trabajo. Si ya no es importante para tu equipo, considera suspender el trabajo. Si la tarea aún debe realizarse, pregúntate si eres la mejor persona para el trabajo y, de no ser así, realiza el mismo proceso de delegación para averiguar quién sería la persona ideal.
6. Olvídate De Escribir Las Tareas Pendientes A Mano
Si todavía das seguimiento a tu trabajo escribiendo notas a mano, es hora de actualizarte y usar una herramienta en línea. Por más satisfactorio que pueda ser tomar notas de forma manual, las listas de tareas pendientes hechas a mano son desorganizadas, propensas a errores, fáciles de perder e ineficaces. En cambio, asegúrate de que la mayor parte de la gestión de tu proyecto se realice en una herramienta dedicada. Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen una gama de funciones que permiten aprovechar tu tiempo al máximo. Con una herramienta de gestión de proyectos puedes hacer lo siguiente:
Coordinar el trabajo entre diferentes departamentos y realizar un seguimiento exacto de quién está haciendo qué y para cuándo.
Mantener la comunicación en relación con el trabajo, compartir comentarios e informar el estado del proyecto en un solo lugar.
Realizar un seguimiento del progreso en tiempo real para visualizar cuál es el estado del trabajo.
Consultar las fechas de entrega y las dependencias para que puedas alcanzar tus objetivos sin problemas.
Además, si piensas que no hay nada como tachar una tarea en la lista de tareas pendientes, espera hasta que veas una manada de criaturas de celebración pasar volando a través de la pantalla de tu computadora. (SG)