Consejos Útiles Al Organizar Tus Eventos

Ya sea una pequeña reunión o una gran conferencia, ¡la organización de eventos es una tarea enorme! Cada evento, no importa cuán simple o complejo sea, requiere una planificación y organización detallada. Desde la planificación de un presupuesto preciso hasta la promoción de tu evento, hay una serie de componentes que debes comenzar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo más libre de estrés posible.

Si bien no hay dos eventos iguales y cada evento tiene diferentes objetivos, presupuestos y audiencias; Hay varios pasos que puedes seguir para poner en marcha el proceso de planificación sin perder el rumbo y potenciando el éxito de tu evento.

1. Sondea El Interés:

Acercarte a tus clientes actuales y pregúntales sobre qué temáticas quieren aprender, debatir o compartir. Ellos serán los primeros en apuntarse a tu evento y serán quienes animen a sus conocidos a participar. Busca en el panorama, cómo se desarrollan los eventos de tu categoría, en qué zonas conviene organizarlos, cuál es el aforo de esos eventos, esta información te servirá para validar la relevancia, recuerda que los eventos gratuitos son la mejor forma de atraer decenas de clientes potenciales.

2. ¿Qué Eventos Puedes Crear?

Talleres, cursos, para particulares que quieren aprender a hacer alguna cosa por sí mismos o conocer alguna herramienta para un objetivo. Puedes tener como objetivo el mostrar lo que sabes, o incluso hacer una demostración de productos que vendes, pero recuerda siempre entregar herramientas y conocimiento a los asistentes como gancho.

3. Elige Muy Bien La Locación:

Siempre que puedas, organízalo cerca de la zona donde acostumbras estar o en el mismo lugar donde desarrollas tu trabajo, así la gente sabrá cómo llegar, y pueden ver cómo es el ambiente en el que te mueves y las instalaciones que tienes. Cuando un evento es gratuito, la gente que vive cerca suele pensar “por qué no, si es gratis y está al lado”. Elige una fecha que no te vaya a dar problemas, piensa en las horas pico, el horario laboral, celebraciones. Partidos de fútbol, días con previsión de lluvia, puentes, etc. Dales tiempo a tus invitados de agendarse, no les avises de un día para otro, esto te dará certeza de tu aforo y les permitirá organizar su tiempo para acudir.

4. Diseña Tu Evento:

Dale tiempo a la elección del nombre, de las piezas promocionales, al slogan si lo tiene, a la organización de tu cronograma, la papelería que entregarás el día del evento, entre otros detalles como la comida, o los refrigerios, los tiempos para ofrecerlos. Segmenta muy bien tu público objetivo o el problema en concreto, haz la invitación a tu evento atractiva pensando en las necesidades de ese público, no hace falta ser muy específico, pero sí que llames la atención, por ejemplo:

• Talleres de Feng-shui para locales/para tiendas.
• Cómo diseñar tu propia dieta para problemas estomacales.
• Pilates para mayores.