Consejos Para Organizar Tu Espacio De Trabajo
El espacio de trabajo es nuestra área privada, en la organización o en casa, dónde generalmente pasamos más de 40 horas a la semana para responder a nuestras obligaciones laborales. Este espacio cuanto menos debe ser confortable, agradable y adaptado a nuestras necesidades funcionales.
No es suficiente solo con tener en el espacio de trabajo los componentes básicos para realizar nuestras tareas, también es necesario que esté organizado. El tener orden en nuestro espacio se traduce en mayor satisfacción y así mismo, se refleja en nuestras ideas y resultados. Un ambiente organizado y limpio mejora las condiciones de trabajo, las tomas de decisiones, ayuda a priorizar mejor las tareas y da una imagen más profesional.
1. Prescinde De Lo Innecesario
Muchas veces acumulamos cosas que realmente no necesitamos ya sea por costumbre, pereza o porque nos gustan, aunque no sean muy útiles. La clave de un espacio de trabajo que nos ayude a ser productivos reside en que solamente cuente con lo imprescindible para nuestro trabajo. Por lo tanto, párate a pensar en aquello que no hayas utilizado en meses y despréndete de ello. No olvides repasar accesorios de escritorio, documentos, muebles e incluso objetos decorativos que ya no cumplan con su función.
2. Clasifica Y Ordena
Este aspecto aplica tanto al escritorio como al ordenador. Hoy en día, es fundamental que los e-mails y archivos digitales estén también organizados ya que, en la mayoría de los casos, han sustituido a los de papel. Clasifica cada documento y archívalo en carpetas, no hace falta que todo esté a la vista en el escritorio. Ni en el físico ni en el de tu PC.
3. Marca Y Etiqueta
Las etiquetas, ya sean hechas a mano o con una máquina de marcaje automático, son muy útiles para identificar fácilmente los documentos. Una vez que todo esté clasificado, las etiquetas deben colocarse en carpetas, archivadores, cajones o estanterías para que puedan encontrarse de un vistazo. Utilizar un sistema de colores simplifica, aún más la gestión documental. Nuestra recomendación es que el marcaje sea claro y fácil de descifrar por dos motivos principales:
- Para entenderlo cuando haya pasado el tiempo.
- Para permitir a otras personas encontrar archivos en tu ausencia.
4. Personaliza El Espacio
Las oficinas adaptadas a los gustos de cada persona hacen que trabajemos mejor. Poner adornos, colocar fotos o elegir los colores son un excelente incentivo para alcanzar los objetivos fijados, pero no el único. Cuando se habla de personalización del espacio de trabajo también significa que se debe amoldar las necesidades de cada uno:
- Los objetos y documentos que más se utilizan deben de estar cerca y poderse alcanzar sin necesidad de levantarse.
- El escritorio tiene que ser amplio para que se puedan apoyar más cosas que el ordenador, como cuadernos y notas.
- Ha de contar con espacio de almacenaje suficiente para que todo esté organizado.
5. Mantén La Limpieza Y El Orden
Lo más complicado es organizar el espacio de trabajo desde cero. Pero, una vez que tienes todo bajo control, mantenerlo colocado apenas requiere tiempo. Acostúmbrate a guardar cada cosa después de utilizarlas, a archivar los documentos siguiendo las pautas que has establecido y a eliminar todo aquello que no hayas utilizado en un tiempo. De esta forma, disfrutarás de una oficina eficiente.
Beneficios De Crear Un Ambiente De Trabajo Saludable
Crear un ambiente de trabajo saludable traerá muchos beneficios a tu vida. Esto incluye una mejor salud mental y física, así como un mejor rendimiento en el trabajo. Cuando generas un ambiente saludable para tu trabajo, tu mente se sentirá más relajada y estarás mejor preparado para lidiar con cualquier situación.
Además, un ambiente saludable te ayudará a mejorar tu productividad y creatividad. Cuando te sientes cómodo y relajado, estás más abierto a nuevas ideas y estás más motivado para trabajar. Esto significa que serás más productivo y creativo en tu trabajo. (SG)