Cómo Hacer Reuniones Más Productivas

La comunicación en las empresas es un factor clave para lograr los resultados y conseguir posicionarse como una empresa de éxito. A pesar de que gracias a las nuevas tecnologías estamos en constante conexión, resulta imprescindible planificar reuniones de trabajo cara a cara entre los equipos de la empresa para compartir información y elaborar un plan de acción entre todos. Sin embargo, en la moderación está la clave. Dentro del mundo empresarial existe una saturación de reuniones y este hecho hace que la mayoría de asistentes considere que son largas, aburridas y, en definitiva, una pérdida de tiempo.

Por este motivo, para organizar reuniones de trabajo efectivas, es importante elaborar una planificación previa y seguir ciertas indicaciones para garantizar la productividad. En este Blog vamos a darte algunas pautas para hacerlo.

 

1. AGENDA DE MANERA CLARA Y OPORTUNA:

Evita enviar invitaciones a reuniones con media hora de antelación; es probable que la gente ya tenga planeado su día laboral. Valida la disponibilidad de las personas y reserva el espacio con anterioridad. Para esto puedes apoyarte en herramientas tecnológicas como las agendas del correo que te permiten consultar la disponibilidad de tus compañeros, y notificar vía correo electrónico. En la invitación, debes incluir un título claro y el objetivo de la reunión, la agenda de temas a tratar (si aplica), y cualquier material adicional que deba ser revisado antes de la reunión. 

2. CONVOCA SOLAMENTE A LAS PERSONAS NECESARIAS:

Parece algo obvio, pero la mayoría de trabajadores convocados a reuniones de trabajo considera que no es necesaria su asistencia. Por este motivo, no es necesario que cada reunión se convierta en un momento multitudinario, así que invita solamente a quien sea necesario, es decir, a quien de algún modo le afecte los puntos a tratar en la reunión.

3. PREPÁRATE Y SÉ PUNTUAL:

Prepárate para tu reunión con antelación, esto quiere decir que debes llegar unos minutos antes y preparar todos los elementos para el correcto desarrollo de la misma: laptop, documentos, presentaciones, sala, conexión a Internet, entre otros. La preparación además contempla la designación del líder de la reunión, el cual se recomienda sea un miembro respetado y confiable para el equipo. También debes designar a la persona encargada de documentar la reunión, idealmente a través de un acta.
 

4. EMPIEZA Y TERMINA A TIEMPO:

Para que una reunión sea eficiente, la misma debe cumplir los horarios establecidos, así algunos participantes hayan faltado a la reunión, la misma debe seguir su curso.

5. ELIGE UN ESPACIO ADECUADO:

Para que las reuniones de trabajo sean efectivas, es importante que escojas un espacio apto. Es aconsejable que reserves con antelación una sala de reuniones que cuenten con todos los materiales y tecnologías necesarias para su buen desarrollo.

6. ESCUCHA TODAS LAS OPINIONES:

Para que una reunión de trabajo sea productiva es importante que todos los asistentes expongan sus ideas y sugerencias al respecto.  Deberás tener en cuenta también los diferentes puntos de vista a la hora de tomar decisiones que les repercutan. Por otro lado, tendrás que ejercer de mediador, evitando que se formen bandos de opinión que acaparen la conversación. Hay que velar para que la comunicación sea lo más dinámica posible.

7. CAPTURA LOS PUNTOS CLAVE Y LAS TAREAS A REALIZAR:

El coordinador de la reunión debe tener la capacidad de capturar los puntos centrales tocadas en la reunión, para plantearlas al final de la reunión y de manera conjunta establecer las próximas tareas para los participantes.

¡Así que la próxima vez, piensa antes de organizar una reunión o planifícala para obtener los mejores resultados!