Un lugar de trabajo organizado se caracteriza por un archivo ordenado donde encontrar fácilmente todo tipo de documentos, desde contratos a facturas, pasando por encargos y presupuestos. Sin embargo, no es este el estado natural de una oficina. Lo más normal es que la montaña de papeles en el archivo crezca sin parar, sin importar cuántas horas se dediquen a la organización y clasificación de los diferentes documentos. Así, la búsqueda de un documento necesario se puede demorar horas.
La denominada oficina sin papel puede ser una solución a la acumulación de documentos en el escritorio, de forma que se mejoren los procesos de trabajo y se ahorre espacio y tiempo.
1. Mejora La Gestión:
En las oficinas sin papel todas las gestiones se hacen online, una forma mucho más rápida de entregar, enviar o recibir archivos. Además, un documento digital es más sencillo de buscar que si se encuentra en formato físico puesto que solamente escribiendo la palabra clave en el buscador, el dispositivo encontrará en cuestión de milésimas de segundo lo que estás buscando. Por otro lado, la información digital resulta más fácil de compartir entre los empleados, socios o proveedores. El correo electrónico y la nube son un ejemplo de vías que posibilitan que en un par de clics los documentos estén a disposición de diferentes usuarios. La digitalización permite que varios empleados estén editando un mismo documento cada uno desde su propio dispositivo y en tiempo real.
2. Reducción De Gastos:
El costo del papel se extiende mucho más allá del precio de la impresora, el papel y la tinta. También incluye gastos tales como: archivo en papel y almacenamiento; copia, intercambio en persona y envío por correo; servicios de mantenimiento y reparación de impresoras y copiadoras, y servicios de seguridad y destrucción de documentos confidenciales. Las aplicaciones de flujo de trabajo sin papel pueden reducir el costo de mantener y procesar la documentación. Si está buscando reducir estos gastos, es hora de considerar una solución digital.
3. Aumenta La Productividad:
Directamente relacionada con la primera ventaja, las oficinas sin papel que gestionan sus documentos online aumentan la productividad de los empleados puesto que, en ocasiones, mediante un par de clics es posible realizar una tarea que antes de la digitalización podría tardar horas, como el envío de documentos. Asimismo, las oficinas sin papel aportan movilidad a los empleados y esta es una forma de hacerlos más productivos. Ya no es necesario estar en un punto de trabajo fijo, sino que, gracias a la nube y a los documentos compartidos, puedes acceder a ellos desde casa, desde el transporte público o desde cualquier ubicación siempre que tengas un dispositivo conectado a Internet.
4. Optimización De La Comunicación Del Equipo:
Tratar con funcionarios y clientes es mucho más eficiente cuando trabaja con documentos y herramientas digitales. En un negocio sin papel, es más fácil y rápido compartir archivos y obtener los últimos detalles de un proceso. Los empleados podrían incluso trabajar en proyectos juntos desde ubicaciones remotas sin perder acceso a cualquier información que pudieran necesitar.
5. Aumenta La Seguridad Documental:
Gracias a la digitalización cabe la posibilidad de restringir el acceso a la documentación confidencial de la empresa y cifrar dichos archivos para que tan solo los empleados que sepan la contraseña puedan abrirlos en sus dispositivos. La gestión online también registra quién ha hecho los últimos cambios en el documento, incluso permite recuperar una versión anterior, lo que ofrece un control completo de todos los archivos importantes para la empresa. Por otro lado, en el caso de contar con todos los documentos en la nube es posible realizar copias de seguridad automáticas y periódicas para contar con una versión actualizada diariamente, de tal forma que no sea posible perder nada.
6. Cuidado Ambiental:
Una sola oficina sin papel no tiene un impacto significativo en el medio ambiente, pero miles de organizaciones pequeñas, medianas y grandes sí lo logran tener. Transformarse en una empresa sin papel definitivamente reducirá la cantidad de contaminación que afecta a nuestro planeta y, además, tendrá un impacto positivo en su marca. En la actualidad, existe un creciente interés en la sostenibilidad y los consumidores ven con buenos ojos las oficinas sin papel y prefieren comprar productos y servicios a compañías que tienen conciencia ambiental.
