5 Claves Para Organizar Eventos Corporativos
Un evento corporativo es una estrategia de comunicación para presentar un nuevo producto o para generar imagen de marca. Además, es importante para mejorar la reputación y dar visibilidad a la empresa. Sin duda alguna, es una buena forma de captar y conocer al público objetivo al que se dirige la corporación.
Cada empresa, podrá complementar estos consejos con elementos específicos según sus objetivos y temática, para ello la creatividad es un factor clave que no tiene límites.
1. ESTABLECER OBJETIVOS:
Es fundamental tener claro cuáles son los objetivos y qué se quiere conseguir: dar a conocer un nuevo producto, establecer relaciones con proveedores, motivar y cohesionar al equipo, fidelizar a los clientes, etc. Estos objetivos ayudarán a decidir el formato de evento más adecuado.
2. ESCOGER BIEN LA FECHA:
Antes de elegir el día de celebración es imprescindible consultar el calendario y comprobar que la fecha no coincida con un periodo vacacional o con otro tipo de acontecimientos que pueda restarle protagonismo: festivos nacionales y locales, grandes eventos del sector y deportivos. También hay que tener en cuenta el día de la semana: los lunes son el peor día porque lo habitual es que se reserven para planificar y organizar la semana. Los miércoles, jueves y viernes, para determinados eventos, se consideran las mejores opciones.
3. ESCRIBE UNA LISTA DE TAREAS:
Este es, probablemente, uno de los pasos más importantes ya que este listado de tareas te ayudará durante toda la planificación previa al evento. Por tanto, dedica el tiempo necesario a pensar y detallar cada una de las acciones que se llevarán a cabo y quién será el responsable. Algunas de las cosas que, seguro, tendrás que tener en cuenta son: el lugar donde se celebrará el evento, catering, música, sonido… Sobre este listado básico, deberás ir añadiendo diferentes tareas según las peculiaridades del evento.
4. ADMINISTRA BIEN LOS GASTOS:
Ceñirte a un presupuesto es una cuestión de necesidad. Para administrar bien el gasto deberás, siempre, pedir presupuestos a tus proveedores y comprobar que tienes suficiente dinero para todo. Consulta diferentes opciones ya que, a veces, con un poco de esfuerzo se encuentran ofertas interesantes y económicas. Trata de equilibrar, en la medida de lo posible, la inversión y no te quedes sin dinero antes de lo previsto. Te recomendamos que utilices algún tipo de software o programa informático que te permita trabajar fácilmente con los números y no caer en errores.
5. CONTAR CON UN EQUIPO ORGANIZADOR:
Muchas veces, gestionar todos los detalles de un evento corporativo puede resultar difícil para una sola persona por lo que puede resultar interesante designar un equipo que se encargue de cubrir todos los aspectos necesarios. Puede ser un equipo configurado entre los miembros de la empresa o bien se puede confiar en un equipo externo de profesionales organizadores de eventos.